С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Большинство работников и работодателей окончательно переходят на цифровой формат ведения трудового стажа.  Основой перехода на электронные трудовые книжки стало внесение изменений в Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон №439-ФЗ от 16.12.2019). Также действует ряд подзаконных актов, в том числе приказ Минтруда №320н, приказ Минтруда и ПФР об обмене данными, приказы ФНС и ФСС о формах и сроках отчётности.

Некоторые особенности:

• Бумажные трудовые книжки не ведутся, если работник не подал письменное заявление до конца 2025 года о сохранении бумажной формы.
• Все новые сотрудники автоматически оформляются в электронном формате.
• Работнику больше не нужно носить с собой физическую книжку при трудоустройстве — достаточно ИНН или СНИЛС — всю информацию новый работодатель сможет получить в электронном виде.

  Порядок ведения

• Переход на электронную трудовую книжку — решение самого работника. Выбора нет только у тех, кто начал работать после 2021 года — в этом случае ЭТК оформляется сразу.
• Для перехода на электронные трудовые книжки работник  подаёт заявление — в нём он указывает дату перехода и запрос на предоставление ему сведений о трудовой деятельности.
• Если работник раньше уже подавал заявление о способе ведения трудовой книжки и выбрал бумажный вариант, он вправе в любой момент перейти на ЭТК. Если же он подал заявление на ведение электронной трудовой книжки, то отказаться от ЭТК и вернуться к бумажным документам он уже не сможет.

Обязанность работодателя по ведению бумажных книжек аннулируется, за исключением случаев, когда это требуется для ранее подавших заявление работников. Его задача — отчитываться о кадровых событиях в Социальный фонд России (СФР).  Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель должен подавать информацию через форму ЕФС‑1, или «Единую форму сведений». 

Сроки подачи:

• При найме или увольнении — на следующий рабочий день после оформления приказа.
• При переводе на новую должность, смене названия компании, переходе на ЭТК и других изменениях в кадрах — до 25-го числа следующего месяца.